4 phút để đọc
Một thực tập sinh phòng marketing vô tình có quyền truy cập toàn bộ dữ liệu hợp đồng và danh sách khách hàng. Không ai phát hiện ra điều đó cho đến khi nhân sự này gửi nhầm file tài liệu nhạy cảm cho đối tác bên ngoài.
Kịch bản ví dụ trên là hệ quả điển hình khi doanh nghiệp không có quy trình kiểm soát quyền truy cập dữ liệu rõ ràng. Nó dẫn đến việc thông tin nhạy cảm bị lộ, quyền bị cấp sai và không ai chịu trách nhiệm rõ ràng.
Vấn đề đặt ra là: Làm sao kiểm soát nhân sự nào được truy cập dữ liệu gì của doanh nghiệp? Đây là câu hỏi cốt lõi trong mọi hệ thống quản trị CNTT.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn nhận đúng bản chất của việc phân quyền, chỉ ra những sai sót phổ biến và hướng dẫn cách triển khai kiểm soát truy cập hiệu quả, thực tế và dễ duy trì.
💡 Key takeaways:
- Chỉ cấp quyền tối thiểu theo đúng yêu cầu công việc
- Phân quyền theo vai trò (RBAC) và phân loại dữ liệu theo độ nhạy cảm
- Thực hiện audit định kỳ để phát hiện quyền cấp sai hoặc không còn phù hợp
- Sử dụng công cụ kiểm soát và giám sát truy cập có log đầy đủ
Vì sao cần kiểm soát quyền truy cập dữ liệu?
Dữ liệu đang trở thành tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Là người chịu trách nhiệm về bảo mật doanh nghiệp, bạn cần đảm bảo mỗi quyền truy cập đều có lý do rõ ràng và được kiểm soát chặt chẽ nhằm:
- Giảm thiểu rủi ro: Ngăn chặn các rủi ro về vận hành và bảo mật vốn tăng nhanh theo thời gian.
- Đáp ứng tuân thủ: Cụ thể là các tiêu chuẩn bảo mật và pháp lý bắt buộc như Luật Dữ liệu, Nghị định 13, ISO 27001, SOC 2 hay GDPR. Nếu không, doanh nghiệp sẽ khó chứng minh tính minh bạch khi có sự cố.
Những sai lầm phổ biến khi phân quyền
- Cấp quyền theo nhân sự cũ: Nhân sự mới thường được sao chép quyền từ người tiền nhiệm mà không rà soát kỹ. Điều này dễ dẫn đến thừa quyền hoặc quyền sai nhiệm vụ.
- Không thu hồi quyền sau khi nghỉ việc: Nhiều tài khoản cũ vẫn tồn tại trong hệ thống dù nhân sự đã nghỉ hoặc chuyển vai trò. Các quyền này dễ bị khai thác cho mục đích xấu nếu không bị xóa kịp thời.
- Dùng quyền chung cho nhiều người: Tài khoản dùng chung khiến việc phân định trách nhiệm trở nên mơ hồ và không thể audit chính xác.
- Không phân loại dữ liệu: Không có tiêu chuẩn để xác định đâu là dữ liệu nhạy cảm, đâu là thông tin nội bộ, dẫn đến việc mọi người đều truy cập như nhau.
Cách kiểm soát quyền truy cập hiệu quả
Phân loại dữ liệu
Chia dữ liệu thành 4 nhóm chính để kiểm soát rõ ràng:
- Công khai: Tài liệu marketing, bài viết blog.
- Nội bộ: Quy trình làm việc, hướng dẫn nội bộ.
- Nhạy cảm: Báo cáo kinh doanh, thông tin khách hàng.
- Bảo mật: Mã nguồn, thông tin tài chính, dữ liệu cá nhân.
Việc phân loại là nền tảng để xác định ai được phép truy cập nhóm nào.
Cấp quyền theo nguyên tắc Least privilege
- Chỉ cấp quyền đủ để nhân sự hoàn thành công việc. Tránh cấp quyền “cho tiện”, đặc biệt với dữ liệu nhạy cảm hoặc các hệ thống vận hành chính thức.
- Nếu công việc cần truy cập nhiều hơn, có thể yêu cầu duyệt và cấp tạm thời có thời hạn.
Sử dụng RBAC
Phân quyền theo vai trò (Role-Based Access Control) giúp kiểm soát dễ hơn và nhất quán hơn:
- Mỗi vai trò được cấu hình sẵn quyền truy cập phù hợp. Khi nhân sự được gán vai trò, họ nhận quyền tương ứng.
- Khi chuyển vai trò hoặc nghỉ việc, quyền sẽ được cập nhật hoặc thu hồi dễ dàng.
Có quy trình cấp và thu hồi quyền rõ ràng
- Mỗi yêu cầu cấp quyền phải được duyệt
- Quyền tạm thời cần có thời hạn sử dụng rõ ràng
- Khi nhân sự nghỉ việc, quyền cần được thu hồi trong vòng 24 giờ
- Với nhân sự nội bộ luân chuyển vị trí, cần rà soát lại quyền theo vai trò mới
Kiểm tra định kỳ
Tổ chức audit quyền truy cập theo quý hoặc theo chu kỳ mỗi 6 tháng. Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Có ai đang giữ quyền vượt quá nhiệm vụ không
- Có quyền nào không còn dùng nhưng vẫn tồn tại
- Các quyền admin hoặc quyền cao có còn cần thiết không
Một số công cụ có thể hỗ trợ:
- Microsoft Entra ID / Azure AD: RBAC, audit quyền và gán theo nhóm
- AWS IAM Access Analyzer: Phát hiện quyền quá rộng
- Google Workspace Admin: Kiểm soát truy cập file theo vai trò
- Osquery hoặc GoAudit: Theo dõi quyền và log hành vi truy cập
Ghi log và giám sát truy cập
Toàn bộ truy cập dữ liệu nhạy cảm cần được log lại: ai truy cập, tại thời điểm nào, truy cập dữ liệu nào, bao gồm những hành động gì.
Khi có sự cố, log là công cụ để xác định nguồn gốc và trách nhiệm. Đồng thời, log cũng là yêu cầu bắt buộc trong hầu hết các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
💡 Mời bạn đọc checklist chi tiết về Quản lý danh tính và truy cập đã được CyStack biên soạn để rà soát lại liệu hiện trạng phân quyền truy cập trong doanh nghiệp có đang đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ hay không.
Kết luận
Để kiểm soát nhân sự nào được truy cập dữ liệu gì, doanh nghiệp cần kết hợp 3 yếu tố: phân loại dữ liệu rõ ràng, phân quyền theo vai trò và yêu cầu công việc, và kiểm tra định kỳ quyền truy cập để kịp thời điều chỉnh.
Sai lầm trong phân quyền có thể âm thầm tồn tại và gây hậu quả nghiêm trọng nếu không được rà soát thường xuyên. Thiết lập quy trình kiểm soát truy cập ngay từ bây giờ không chỉ giúp bảo mật tốt hơn mà còn giúp doanh nghiệp bạn chủ động đáp ứng các yêu cầu pháp lý và vận hành bền vững trong dài hạn.
