5 phút để đọc
Không thể phủ nhận, dữ liệu chính là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Vì vậy, việc một nhân viên rời đi và mang theo thông tin mật là một rủi ro mà nhiều công ty đang phải đối mặt.
Các vụ rò rỉ dữ liệu nội bộ có thể gây thiệt hại tài chính nặng nề, phá vỡ lòng tin của khách hàng và làm tổn hại nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp. Hậu quả không chỉ dừng lại ở mức pháp lý mà còn ảnh hưởng đến mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất của cả tổ chức.
Vấn đề then chốt đặt ra là làm sao để ràng buộc bảo mật dữ liệu của công ty trong hợp đồng với nhân viên, để biến những cam kết thành hàng rào pháp lý vững chắc.
💡 Key takeaways:
- Rủi ro rò rỉ dữ liệu từ nhân viên là có thật và có thể gây hậu quả nghiêm trọng.
- Bộ phận pháp lý đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng hàng rào bảo vệ thông qua hợp đồng lao động.
- Tránh các sai lầm phổ biến như điều khoản chung chung, không nêu rõ hình thức xử lý hay bỏ qua nghĩa vụ sau khi nghỉ việc.
- Áp dụng các nguyên tắc như Least Privilege và tuân thủ khung pháp lý là nền tảng cho một chính sách hiệu quả.
- Một bản hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng là công cụ răn đe mạnh mẽ và cơ sở pháp lý vững chắc khi có sự cố xảy ra.
Tại sao bộ phận pháp lý cần quan tâm đến vấn đề này?
Trong bối cảnh hiện nay, rủi ro bảo mật dữ liệu từ nội bộ ngày càng phức tạp và khó lường.
Một hợp đồng lao động thiếu các điều khoản ràng buộc cụ thể về bảo mật sẽ khiến doanh nghiệp:
- Thiếu cơ sở pháp lý để xử lý khi xảy ra sự cố.
- Khó yêu cầu bồi thường thiệt hại thỏa đáng.
Vai trò của legal là phải lường trước những kịch bản này và xây dựng một bản hợp đồng đủ mạnh để giảm thiểu các rủi ro trên.
Những sai lầm phổ biến trong quy định bảo mật với nhân viên
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang mắc phải những lỗi cơ bản dưới đây, khiến các điều khoản bảo mật trở nên kém hiệu lực:
- Sử dụng các điều khoản chung chung, mơ hồ, không định nghĩa rõ ràng thế nào là “dữ liệu mật” hoặc “thông tin quan trọng”. Điều này dẫn đến sự nhập nhằng trong diễn giải và khó áp dụng chế tài.
- Thường chỉ nhấn mạnh nghĩa vụ bảo mật trong thời gian làm việc mà bỏ qua hoặc làm mờ nghĩa vụ sau khi nhân viên đã nghỉ việc, tạo ra một kẽ hở lớn.
- Không nêu rõ các hình thức xử lý kỷ luật và mức bồi thường thiệt hại cụ thể nếu vi phạm, làm giảm tính răn đe và khó khăn trong việc giải quyết hậu quả.
- Không cập nhật các điều khoản để phù hợp với luật hiện hành như Luật An ninh mạng, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Giải pháp ràng buộc trách nhiệm bảo mật trong hợp đồng lao động
Để xây dựng một cơ chế bảo vệ toàn diện, doanh nghiệp cần thực hiện theo một lộ trình bài bản.
Đảm bảo quy trình offboard bảo mật
Đây là quy trình offboard bắt buộc, doanh nghiệp cần đảm bảo không bỏ sót giai đoạn nào để thu hồi hoàn toàn quyền truy cập và kiểm soát tuyệt đối tài khoản doanh nghiệp.
Giai đoạn chuẩn bị:
Đây là giai đoạn HR và quản lý trực tiếp rà soát, phân loại dữ liệu và chuẩn bị kế hoạch bàn giao.
- Phân loại, chuyển giao tài khoản trí tuệ và dữ liệu:
- Quản lý trực tiếp: Liệt kê toàn bộ dự án, tài liệu, mật khẩu và khóa truy cập quan trọng mà nhân viên đang nắm giữ.
- Thực thi: Đảm bảo việc chuyển giao dữ liệu và quyền sở hữu cho người thay thế. Yêu cầu nhân viên xóa mọi bản sao dữ liệu công ty khỏi thiết bị cá nhân (nếu áp dụng chính sách BYOD).
- Đánh giá quyền truy cập:
- IT/Security: Lập danh sách tất cả tài khoản, hệ thống nội bộ và dịch vụ bên thứ ba (như Slack, Salesforce, AWS, Azure, v.v.) mà nhân viên có quyền truy cập.
Giai đoạn thực thi:
Đây là giai đoạn ngăn chặn truy cập trái phép bằng các hành động kỹ thuật bắt buộc.
- Thu hồi quyền truy cập tài khoản:
- Vô hiệu hóa tài khoản: Ngắt kết nối hoặc khóa ngay các tài khoản email, SSO và hệ thống nội bộ.
- Thu hồi phiên làm việc & token: Thực hiện force logout, revoke API keys, access tokens, SSH keys.
- Đổi mật khẩu chung: Thay đổi mật khẩu của các tài khoản dùng chung hoặc tài khoản dự án mà nhân viên có quyền truy cập.
- Thu hồi tài sản vật lý:
- HR/IT: Thu hồi toàn bộ tài sản công ty bao gồm laptop, điện thoại, thẻ ID, thẻ ra vào và thiết bị xác thực đa yếu tố (MFA tokens).
Giai đoạn kiểm soát và tuân thủ (sau khi nghỉ việc):
Mục tiêu là đảm bảo tính toàn vẹn và chứng minh tuân thủ.
- Kiểm tra, đối chiếu (Audit)
- Security/IT: Đối chiếu danh sách tài khoản đã cấp với danh sách tài khoản đã vô hiệu hóa để đảm bảo không bỏ sót quyền truy cập nào.
- Kiểm tra log: Rà soát nhật ký truy cập trong những ngày cuối cùng để phát hiện hoạt động bất thường như tải dữ liệu hàng loạt.
- Lưu trữ hồ sơ và tuân thủ pháp lý
- HR/Pháp chế: Xác nhận nhân viên đã hoàn trả tài sản và ký cam kết bảo mật sau khi nghỉ việc (Non-disclosure post-termination).
- Lưu trữ hồ sơ offboarding chi tiết để chứng minh tuân thủ, đặc biệt theo Nghị định 13/2023 hoặc các quy định tương tự, phòng trường hợp có sự cố phát sinh.
Thể chế hóa trách nhiệm trong hợp đồng lao động
Các điều khoản phải được đưa vào hợp đồng lao động một cách rõ ràng, chi tiết và có tính ràng buộc pháp lý. Chúng cần nêu rõ:
- Phạm vi thông tin cần bảo mật.
- Nghĩa vụ của nhân viên trong và sau thời gian làm việc.
- Các hành vi bị cấm như sao chép, chia sẻ trái phép dữ liệu.
Quan trọng hơn, hợp đồng phải quy định rõ hình thức xử lý kỷ luật (khiển trách, chấm dứt hợp đồng) và trách nhiệm bồi thường thiệt hại vật chất nếu xảy ra vi phạm, dựa trên Bộ luật Lao động và các luật chuyên ngành.
Hợp đồng cũng cần được tham chiếu đến các chính sách nội bộ liên quan đến vấn đề bảo mật thông tin. Nhân viên phải được xác nhận đã đọc, hiểu và cam kết thực hiện các chính sách này.
Tuân thủ pháp lý
Việc tuân thủ các khung pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế như GDPR (nếu có giao dịch với châu Âu) hoặc ISO/IEC 27001 không chỉ nâng cao uy tín mà còn cung cấp một khuôn mẫu để xây dựng các điều khoản hợp đồng chặt chẽ.
Đào tạo nhân viên
Cuối cùng, để đảm bảo hiệu lực trong thực tế, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ, giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình và hậu quả của vi phạm.
💡 Tham khảo bản checklist do CyStack biên soạn dưới đây để xây dựng một quy trình bảo vệ dữ liệu trong suốt vòng đời của nó, nhằm đảm bảo tính sẵn sàng và toàn vẹn của dữ liệu.
Tổng kết
Tóm lại, việc tích hợp các điều khoản bảo mật chi tiết và rõ ràng vào hợp đồng lao động là bước đi chiến lược đầu tiên và quan trọng nhất để bảo vệ tài sản dữ liệu của doanh nghiệp.
Bằng cách tránh những sai lầm phổ biến, áp dụng các nguyên tắc bảo mật hiện đại và tuân thủ khung pháp lý, bộ phận legal có thể chủ động xây dựng một lá chắn phòng thủ vững chắc, biến hợp đồng lao động từ một văn bản thông thường thành một công cụ bảo vệ doanh nghiệp chủ động và hiệu quả.
Xem thêm: Có nên cho nhân viên dùng thiết bị cá nhân để làm việc?
